AVG en schoonmaakbedrijven: uw privacyverplichtingen in kaart

Als schoonmaakbedrijf verwerkt u dagelijks persoonsgegevens: namen en contactgegevens van medewerkers, registraties van sleutels en toegangspassen, camerabeelden in panden van opdrachtgevers en soms ook gegevens van bezoekers. Al deze verwerkingen vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verplichten u tot concrete maatregelen.

Welke gegevens verwerkt een schoonmaakbedrijf?

De meest voorkomende verwerkingen zijn personeelsadministratie (loonstroken, verzuim, contracten), sleutelregistratie en toegangsbeheer, camerabewaking in panden die u schoonmaakt en de bijbehorende verwerkersovereenkomsten met opdrachtgevers. Bijzondere aandacht verdient het gebruik van camera's: als opdrachtgever deze inzet en u als schoonmaker in beeld komt, bent u verwerker en moet er een verwerkersovereenkomst liggen.

Uw verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke

U bent verplicht een verwerkingsregister bij te houden, een privacyverklaring te publiceren die begrijpelijk is voor uw medewerkers, en datalekken binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden. Voor kleine bedrijven (minder dan 250 medewerkers) geldt een beperkte registerplicht, maar de overige verplichtingen gelden onverkort.

Sluit altijd een verwerkersovereenkomst met elke opdrachtgever waarbij u toegang heeft tot hun systemen of camerabeelden. Zonder deze overeenkomst bent u als bedrijf persoonlijk aansprakelijk bij een datalek.

Praktische stappen voor compliance

Begin met een eenvoudig register: noteer welke gegevens u verwerkt, met welk doel, hoe lang u ze bewaart en wie er toegang toe heeft. Beperk de bewaartermijn van camerabeelden tot maximaal vier weken tenzij er een specifieke reden is voor langer bewaren. Train uw medewerkers in bewust omgaan met klantgegevens, zeker degenen die toegang hebben tot beveiligde panden. Zorioh Facility heeft deze processen intern geborgd en helpt opdrachtgevers desgewenst met het opstellen van verwerkersovereenkomsten.